新聞發(fā)布會

新聞發(fā)布會，社會組織在發(fā)生重大具有積極影響的事情時，向新聞界公布信息，借助新聞提升該組織或者與該組織密切相關(guān)的東西形象。

特點

1.正規(guī)隆重：形式正規(guī)，檔次較高，地點精心安排，邀請記者、新聞界（媒體）負責(zé)人、行業(yè)部門主管、各協(xié)作

單位代表及政府官員。

2.溝通活躍：雙向互動，先發(fā)布新聞，后請記者提問回答。

3.方式優(yōu)越：新聞傳播面廣、報刊、電視、廣播、網(wǎng)站，集中發(fā)布（時間集中，人員集中，媒體集中），迅速擴散到公眾。

新聞發(fā)布會的時機與主題

（1）恰當(dāng)?shù)臅r機：事件前一個月或兩個月左右，如滑雪節(jié)12月5日召開，10月中旬召開新聞發(fā)布會。

（2）合適的主題：主題應(yīng)集中、單一，不能同時發(fā)布幾個不相關(guān)的信息。

新聞發(fā)布會、媒體報道、新聞稿發(fā)布等向來是企業(yè)產(chǎn)品推廣、市場公關(guān)必備手段，新聞發(fā)布會有以下特點：

準備

新聞發(fā)布會一般針對對企業(yè)意義重大，媒體感興趣的事件舉辦。每個新聞發(fā)布會都會有一個名字，這個名字會打在關(guān)于新聞發(fā)布會的一切表現(xiàn)形式上，包括請柬、會議資料、會場布置、紀念品等。在選擇新聞發(fā)布會的標題時，一般需要注意以下幾點。

1、避免使用新聞發(fā)布會的字樣。我國對新聞發(fā)布會是有嚴格申報、審批程序的，對企業(yè)而言，并沒有必要如此煩瑣，所以直接把發(fā)布會的名字定義為“**信息發(fā)布會”或“**媒體溝通會”即可。

2、最好在發(fā)布會的標題中說明發(fā)布會的主旨內(nèi)容。如：“某某企業(yè)2005新品發(fā)布信息發(fā)布會”。

3、通常情況下，需要打出會議舉辦的時間、地點和主辦單位。這個可以在發(fā)布會主標題下以字體稍小的方式出現(xiàn)。

4、有時，可以為發(fā)布會選擇一個具有象征意義的標題。這時，一般可以采取主題加副題的方式。副題說明發(fā)布會的內(nèi)容，主題表現(xiàn)企業(yè)想要表達的主要含義。如：海闊天空 五星電器收購青島雅泰信息發(fā)布會。^[1] 

時間

新聞發(fā)布的時間通常也是決定新聞何時播出或刊出的時間。

因為多數(shù)平面媒體刊出新聞的時間是在獲得信息的第二天，因此要把發(fā)布會的時間盡可能安排在周一、二、三的下午為宜，會議時間保證在1小時左右，這樣可以相對保證發(fā)布會的現(xiàn)場效果和會后見報效果。

發(fā)布會應(yīng)該盡量不選擇在上午較早或晚上。部分主辦者出于禮貌的考慮，有的希望可以與記者在發(fā)布會后共進午餐或晚餐，這并不可取。如果不是歷時較長的邀請記者進行體驗式的新聞發(fā)布會，一般不需要做類似的安排。

有一些以晚宴酒會形式舉行的重大事件發(fā)布，也會邀請記者出席。但應(yīng)把新聞發(fā)布的內(nèi)容安排在最初的階段，至少保證記者的采訪工作可以比較早的結(jié)束，確保媒體次日發(fā)稿。

在時間選擇上還要避開重要的政治事件和社會事件，媒體對這些事件的大篇幅報道任務(wù)，會沖淡企業(yè)新聞發(fā)布會的傳播效果。^[1] 

地點

場地可以選擇戶外（事件發(fā)生的現(xiàn)場，便于攝影記者拍照），也可以選擇在室內(nèi)。根據(jù)發(fā)布會規(guī)模的大小，室內(nèi)發(fā)布會可以直接安排在企業(yè)的辦公場所或者選擇酒店。酒店有不同的星級，從企業(yè)形象的角度來說，重要的發(fā)布會宜選擇五星級或四星級酒店。為了體現(xiàn)權(quán)威性，可在人民大會堂等權(quán)威場所舉行（由于審核程序繁瑣，企業(yè)可委托專業(yè)策劃公司全程策劃籌辦）

酒店有不同的風(fēng)格，不同的定位，選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會的內(nèi)容相統(tǒng)一。還要考慮地點的交通便利與易于尋找。包括離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車是否方便等。

發(fā)布方在尋找新聞發(fā)布會的場所時，還必須考慮以下的問題：

· 會議廳容納人數(shù)、主席臺的大小、投影設(shè)備、電源、布景、胸部麥克風(fēng)、遠程麥克風(fēng)、相關(guān)服務(wù)如何、住宿、酒品、食物、飲料的提供、價錢是否合理、有沒有空間的浪費等

· 背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業(yè)VI為基準。酒店是否會代為安排。

· 酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等。酒店是否允許布置。當(dāng)?shù)厥腥葜鞴懿块T是否有規(guī)定限制等。^[1] 

席位

擺放方式：發(fā)布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放。注意確定主席臺人員。需擺放席卡，以方便記者記錄發(fā)言人姓名。擺放原則是“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。

很多會議采用主席臺只有主持人位和發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。一些非正式、討論性質(zhì)的會議是圓桌擺放式。

擺放回字型會議桌的發(fā)布會也出現(xiàn)的較多，發(fā)言人坐在中間，兩側(cè)及對面擺放新聞記者坐席，這樣便于溝通。同時也有利于攝影記者拍照。

注意席位的預(yù)留，一般在后面會準備一些無桌子的坐席。^[1] 

道具

最主要的道具是麥克風(fēng)和音響設(shè)備。一些需要做電腦展示的內(nèi)容還包括投影儀、筆記本電腦、聯(lián)線、上網(wǎng)連接設(shè)備、投影幕布等，相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會前要反復(fù)調(diào)試，保證不出故障。

新聞發(fā)布會現(xiàn)場的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導(dǎo)引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務(wù)。事先可請好禮儀小姐迎賓。如果是在企業(yè)內(nèi)部安排發(fā)布會，也要酌情安排人員做記者引導(dǎo)工作。

新聞發(fā)布會背景板主要襯托出會議主題，所以在設(shè)計及選材上一定要慎重考慮，新聞發(fā)布會主要采用高清晰寫真布，這種材料因為無異味，不反光和高清晰的特點，所以對新聞發(fā)布會的現(xiàn)場氣氛營造和媒體攝像都大有好處。^[1] 

資料

提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當(dāng)，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體，順序依次應(yīng)為：

1、 會議議程

2、 新聞通稿

3、演講發(fā)言稿

4、發(fā)言人的背景資料介紹。（應(yīng)包括頭銜、主要經(jīng)歷、取得成就等）

5、公司宣傳冊

6、產(chǎn)品說明資料。（如果是關(guān)于新產(chǎn)品的新聞發(fā)布的話）

7、 有關(guān)圖片

8、 紀念品（或紀念品領(lǐng)用券）

9、 企業(yè)新聞負責(zé)人名片（新聞發(fā)布后進一步采訪、新聞發(fā)表后寄達聯(lián)絡(luò)）

10、空白信箋、筆（方便記者記錄）

發(fā)言人

新聞發(fā)布會也是公司要員同媒介打交道的一次很好的機會，值得珍惜。代表公司形象的新聞發(fā)言人對公眾認知會產(chǎn)生重大影響。如其表現(xiàn)不佳，公司形象無疑也會令人不悅。

新聞發(fā)言人的條件一般應(yīng)有以下的幾方面：

· 公司的頭面人物之一——新聞發(fā)言人應(yīng)該在公司身居要職，有權(quán)代表公司講話。

· 良好的外型和表達能力。發(fā)言人的知識面要豐富，要有清晰明確的語言表達能力、傾聽的能力及反應(yīng)力、外表包括身體語言整潔、大方得體。

· 執(zhí)行原定計劃并加以靈活調(diào)整的能力。

· 有現(xiàn)場調(diào)控能力，可以充分控制和調(diào)動發(fā)布會現(xiàn)場的氣氛。

提問

在新聞發(fā)布會上，通常在發(fā)言人進行發(fā)言以后，有一個回答記者問的環(huán)節(jié)�？梢猿浞滞ㄟ^雙方的溝通，增強記者對整個新聞事件的理解以及對背景資料的掌握。有準備、親和力強的領(lǐng)導(dǎo)人接受媒體專訪，可使發(fā)布會所發(fā)布的新聞素材得到進一步的升華。

在答記者問時，一般由一位主答人負責(zé)回答，必要時，如涉及到專業(yè)性強的問題，由他人輔助。

發(fā)布會前主辦方要準備記者答問備忘提綱，并在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。

在發(fā)布會的過程中，對于記者的提問應(yīng)該認真作答，對于無關(guān)或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對于涉及到企業(yè)秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業(yè)機密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜采取“無可奉告”的方式。對于復(fù)雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點，邀請其在會后探討。

有些企業(yè)喜歡事先安排好媒體提問的問題，以防止媒體問到尖銳、敏感的問題。建議不宜采取。

媒體邀請

媒體邀請的技巧很重要，既要吸引記者參加，又不能過多透露將要發(fā)布的新聞。在媒體邀請的密度上，既不能過多，也不能過少。一般企業(yè)應(yīng)該邀請與自己聯(lián)系比較緊密的商業(yè)領(lǐng)域記者參加，必要時如事件現(xiàn)場氣氛熱烈，應(yīng)關(guān)照平面媒體記者與攝影記者一起前往。

邀請的時間一般以提前3到5天為宜，發(fā)布會前一天可做適當(dāng)?shù)奶嵝选Ｂ?lián)系比較多的媒體記者可以采取直接電話邀請的方式。相對不是很熟悉的媒體或發(fā)布內(nèi)容比較嚴肅、莊重時可以采取書面邀請函的方式。

適當(dāng)?shù)刂圃鞈夷羁梢晕�引記者對發(fā)布會新聞的興趣，一種可選的方式是開會前不透露新聞，給記者一個驚喜。“我要在第一時間把這消息報道出來”的想法促使很多媒體都在趕寫新聞。如果事先就透露出去，用記者的話說就是“新聞資源已被破壞”，看到別的報紙已經(jīng)報道出來了，寫新聞的熱情會大大減弱，甚至不想再發(fā)布。無論一個企業(yè)與某些報社的記者多么熟悉，在新聞發(fā)布會之前，重大的新聞內(nèi)容都不可以透漏出去。

在記者邀請的過程中必須注意，一定需要邀請新聞記者，而不能邀請媒體的廣告業(yè)務(wù)部門人員。有時，媒體廣告人員希望借助發(fā)布會的時機進行業(yè)務(wù)聯(lián)系，并作出也可幫助發(fā)稿的承諾，此時也必須進行回絕。

影響媒體記者參加新聞發(fā)布會的幾個主要因素：

一、是否對口。綜合性報紙和財經(jīng)類報紙不是涇渭分明，有跨行業(yè)交叉報道的可能，但是對于大多數(shù)都市報的記者而言，這種對口性是第一要務(wù)。

二、是否有貼近性。是當(dāng)?shù)卣�府活動還是外地政府活動？是本地企業(yè)還是外地企業(yè)？是央企還是地方龍頭企業(yè)？都市類媒體更愿意參加具有“本地性”新聞活動，比如中央電視臺和北京電視臺記者，經(jīng)常會遇到相互排擠的狀況。

三、是否有新聞性�？旃P頭公關(guān)認為，中央媒體、全國性媒體和地方都市類媒體在新聞性的判斷上是有區(qū)別的，在具備一切新聞要素的前題下，中央級綜合性媒體更注重報道傾向于大背景、大主題、大角度的切入，而都市類媒體更多的從易于被普通百度熟知和接受的小角度切入。因此，公關(guān)公司在準備新聞稿的時候，最少要有3—5個版本，并且新聞素材要更豐富。

四、是否有新聞采訪權(quán)。很多新聞發(fā)布會上出現(xiàn)最多的是平面媒體記者的身影，這是因為新浪，搜狐等門戶網(wǎng)站沒有新聞采寫權(quán)，只有幾個主流新聞網(wǎng)絡(luò)像人民網(wǎng)、新華網(wǎng)、千龍網(wǎng)、東方網(wǎng)等有采訪權(quán)，而像新浪、搜狐的商業(yè)網(wǎng)站是沒有采訪權(quán)的，他們提供的內(nèi)容服務(wù)基本上都是“信息集錦”——只能轉(zhuǎn)載，不能獨創(chuàng)。所以，為了讓新聞發(fā)布會內(nèi)容第一時間出現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上，邀請網(wǎng)媒記者出席時應(yīng)區(qū)分清楚哪些能出席，哪些可以原發(fā)，哪些只能轉(zhuǎn)載。

五、主辦單位的身份。如果是政府部門舉辦的新聞發(fā)布會，那么跑口記者責(zé)無旁貸。但是由于政府部門的車馬費一般較低，記者更愿意出席有實力、有知名度的大企業(yè)召開的新聞發(fā)布會�？上攵�知，如果即沒知名度，又沒新聞點，那么要靠什么來吸引媒體了。

區(qū)別

編輯

新聞發(fā)布會，也有人把它叫記者招待會，其實這兩者是有區(qū)別的。

新聞發(fā)布會側(cè)重于發(fā)布新聞，如企業(yè)作出了某項重要的決策、研制生產(chǎn)了某種新產(chǎn)品或推出了某項對社會有重要影響的革新項目。企業(yè)若想通過大眾媒介把這些信息廣泛的傳播出去，就可以舉辦新聞發(fā)布會。

記者招待會則有所不同，它不一定是有新聞要發(fā)布，它的主要目的是和新聞媒介公眾進行溝通。任何企業(yè)在與社會各界公眾的交往中，都會遇到很多錯綜復(fù)雜的問題，如本單位與外單位發(fā)生了法律糾紛，企業(yè)受到了顧客的批評、受到了社會輿論的譴責(zé)、受到了新聞媒介的公開指責(zé)、受到了某一其他社會組織的誣告等。當(dāng)這些問題發(fā)生之后，企業(yè)為了挽回影響并爭取輿論界的支持，就有必要招開記者執(zhí)行會

流程

1.迎賓簽到

2.分發(fā)資料

3.會議過程

4.會后活動

5.效果評估

6.注意事項

新聞發(fā)布會流程（具體）

新聞發(fā)布會也是媒體所期待的。在全國性的媒體調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，媒體獲得新聞最重要的一個途徑就是新聞發(fā)布會，幾乎100%的媒體將其列為最常參加的媒體活動。由于新聞發(fā)布會上人物、事件都比較集中，時效性又很強，且參加發(fā)布會免去了預(yù)約采訪對象、采訪時間的一些困擾，另外，新聞發(fā)布會一般也會為記者提供一定的饋贈品，所以通常情況下記者都不會放過這些機會。

第一策劃環(huán)節(jié) ：

一、活動開展需求背景

二、活動開展應(yīng)遵循的原則與重要任務(wù)

原則：堅持活動原則

目的：明確活動目的

三、發(fā)布會開展的簡要框架說明

舉辦時間：待定

地點及方式：待定

參與人員：發(fā)言代表、新聞記者等

舉辦宗旨：發(fā)布一個新的信息

第二　發(fā)布會的規(guī)劃

一、前期的活動

開展的模式：

需要注意的事項：

二、現(xiàn)場活動

效果預(yù)期：

第一　媒體邀請

第二　現(xiàn)場部署及安排

1硬件設(shè)備、資料準備

2現(xiàn)場人員安排

3通稿（圖片）準備

第三　效果預(yù)測^[2] 

注意事項

策劃

在做新聞發(fā)布會策劃之前，公關(guān)公司要對新聞媒體議程（媒體的采前會、編前會）、新聞傳播途徑、新聞話題設(shè)置、公眾輿論走向、媒體運作機制有深刻理解，同時對新聞發(fā)布會主辦方所在行業(yè)背景、產(chǎn)業(yè)動向、競爭對手傳播策略有著透徹的分析和把握，具備這些專業(yè)知識，才能策劃出好的新聞事件，達到好的傳播效果。但是，要吸引公眾關(guān)注首先在形式和內(nèi)容上要引起媒體興趣。

一、借勢當(dāng)前公眾關(guān)注的新聞事件，迎合新聞熱度，釋放相關(guān)性話題。

二、借明星、大腕助陣。

三、結(jié)合宏觀背景、產(chǎn)業(yè)背景、行業(yè)背景，為新聞發(fā)布會造勢，為媒體提供更多新聞由頭和報道角度。

誤區(qū)

誤區(qū)之一：沒有新聞的新聞發(fā)布會。有些企業(yè)似乎有開發(fā)布會的嗜好，很多時候，企業(yè)并沒有重大的新聞，但為了保持一定的影響力，證明自己的存在，也要時不時地開個發(fā)布會。造成的后果是，企業(yè)雖然花了不小的精力，但幾乎沒有收成。新聞性的缺乏使得組織者往往在發(fā)布會的形式上挖空心思、絞盡腦汁，熱鬧倒是熱鬧了，效果卻未見得理想，如果過于喧賓奪主，參會者記住了熱鬧的形式，卻忘記了組織者想要表達的內(nèi)容。

誤區(qū)之二：新聞發(fā)布的主題不清。 從企業(yè)的立場出發(fā)，主辦者恨不得把它的祖宗八代的光榮史一股腦端上去，告訴人家什么時候得了金獎，什么時候得到了認證，什么時候得了第一，什么時候捐資助學(xué)。但是偏離了主題的東西在媒介眼中，形同廢紙。

又有的企業(yè)在傳播過程中，生怕暴露商業(yè)機密，凡涉及到具體數(shù)據(jù)時總是含含糊糊一談到敏感話題就“環(huán)顧左右而言他”，不是無可奉告就是正在調(diào)查。這樣一來，媒體想知道的，企業(yè)沒辦法提供；媒體不想搭理的，企業(yè)又喋喋不休。

 案例1

案例2

案例3

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