一、確定新聞發(fā)布會日期、地點、新聞點等。注意事項：與希望發(fā)布事件日期相配合，促進(jìn)自身對外宣傳，挖掘新聞點、制造新聞效應(yīng)、注意避免與重大新聞事件撞車。該步驟應(yīng)在正式新聞發(fā)布會前20天完成，最遲15天，并在邀請函發(fā)布前預(yù)定會場，否則會影響下一步工作。

 

二、確定組織者與參與人員，包括廣告公司、領(lǐng)導(dǎo)、客戶、同行、媒體記者等，與新聞發(fā)布會承辦者協(xié)調(diào)規(guī)模與價格，簽定合同，擬訂詳細(xì)邀請名單、會議議程、時間表、發(fā)布會現(xiàn)場布置方案等。

 

注意事項：該步驟主要由主辦者提出要求，承辦者具體負(fù)責(zé)。三、按照邀請名單，分工合作發(fā)送邀請函和請柬，確保重要人員不, 

 

因自身安排不周而缺席發(fā)布會。回收確認(rèn)信息，制定參會詳細(xì)名

 

單，以便下一步安排。

 

注意事項：該步驟一定要計劃周密，有專人負(fù)責(zé)，適當(dāng)放大邀請名單，對重要人物實施公關(guān)和追蹤，并預(yù)備備用方案，確保新聞發(fā)布會參與人的數(shù)量和質(zhì)量。四、購買禮品、選聘主持人、禮儀人員和接待人員并進(jìn)行培訓(xùn)和預(yù)

 

演。設(shè)計背板，布置會場，充分考慮每一個細(xì)節(jié)，比如音響、放

 

映設(shè)備，領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿，新聞通稿，現(xiàn)場的音樂選擇、會議間隙時間的娛樂安排等。       

 

五、正式發(fā)布會前提前一到兩個小時，檢查一切準(zhǔn)備工作是否就緒，將會議議程精確到分鐘，并制定意外情況補(bǔ)救措施。

 

六、按計劃開始發(fā)布會，發(fā)布會程序通常為來賓簽到、貴賓接待、主持人宣布發(fā)布會開始和會議議程、按會議議程進(jìn)行、會后聚餐交流、有特別公關(guān)需求的人員的個別活動。

 

七、監(jiān)控媒體發(fā)布情況，整理發(fā)布會音像資料、收集會議剪報，制作發(fā)布會成果資料集（包括來賓名單、聯(lián)系方式整理，發(fā)布會各媒體報導(dǎo)資料集，發(fā)布會總結(jié)報告等），作為企業(yè)市場部資料保存，并可在此基礎(chǔ)上制作相應(yīng)的宣傳資料。

 

八、評測新聞發(fā)布會效果，收集反饋信息，總結(jié)經(jīng)驗。

 

 

新聞發(fā)布會現(xiàn)場管理

 

在公關(guān)營銷的有利武器中，有一種傳播活動既有利于引導(dǎo)社會輿論，又有利于在組織社會公眾中樹立良好的形象，它不僅能傳遞信息，還能給媒體人員提供體驗和感受，這種活動就是——新聞發(fā)布會。

 

無論是公司成立、項目簽約、戰(zhàn)略發(fā)布或者新品推進(jìn)等等具有里程碑性質(zhì)的事件，新聞發(fā)布會都是一個常見的，甚至是必不可少的武器。

 

而對于媒體來說，新聞發(fā)布會也是他們所期待的，在一次全國性的媒體調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，媒體獲得新聞最重要的一個途徑就是新聞發(fā)布會，幾乎100%的媒體都將其列為最常參加的媒體活動。由于新聞發(fā)布會現(xiàn)場人物、事件都比較集中，時效性又很強(qiáng)，且參加新聞發(fā)布會免去了預(yù)約采訪對象、采訪時間的一些困擾，再加上會議常備有禮金或禮品，通常情況下記者都不會放過這些機(jī)會。

 

新聞發(fā)布會一般要經(jīng)歷4個環(huán)節(jié)：策劃、籌備、現(xiàn)場管理與傳播管理，在策劃與籌備工作就緒以后，就進(jìn)入到最關(guān)鍵的現(xiàn)場管理環(huán)節(jié)，這是承接會前策劃、籌備、會后傳播最重要的環(huán)節(jié)，在這個環(huán)節(jié)中，一般在一個專題下，以“答記者問”為主要特色。                    

 

 

現(xiàn)場管理的原則有五點：

 

 

一是“對口接待原則”。譬如：經(jīng)銷商的溝通，市場銷售部門就是對口接待部門，如果對專家、官員溝通，公關(guān)負(fù)責(zé)人與組織高層就要出面，媒體的溝通是媒體公關(guān)負(fù)責(zé)人的份內(nèi)工作，不另設(shè)小組；

 

二是“平衡原則”。根據(jù)策劃設(shè)定小組，每個小組的工作量相對平衡，在會務(wù)負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一安排與指揮下，小組一般分為溝通協(xié)調(diào)組、接待服務(wù)組、安全保衛(wèi)組。溝通協(xié)調(diào)組負(fù)責(zé)對口接待、嘉賓與領(lǐng)導(dǎo)的接待、媒體的溝通與協(xié)調(diào)，會議主持人也可以劃入這個組；接待服務(wù)組負(fù)責(zé)準(zhǔn)備視聽設(shè)備、禮儀與簽到、引導(dǎo)入座、分發(fā)材料與禮品、安排就餐、照相攝影等；安全保衛(wèi)組負(fù)責(zé)會議的場地與人員的安全保衛(wèi)。

 

三是“分工負(fù)責(zé)原則”。在策劃案里就作到分工明確，職責(zé)分明，避免互相推諉的現(xiàn)象出現(xiàn)，同時，隸屬分工與橫向協(xié)作也要明確；

 

四是“扁平原則”。一般在大型的新聞發(fā)布會中有多層次的“金字塔”結(jié)構(gòu)，但在中型的新聞發(fā)布會中不宜層級太多，以保證靈活機(jī)動，人員不要太多，要精干、高效。

 

五是“制度原則”。盡管新聞發(fā)布會的管理是臨時性組織，但一旦加入組織機(jī)構(gòu)，人員就應(yīng)該受規(guī)章制度的約束。

 

就管理的內(nèi)容而言，可以從人員管理、材料管理、時間管理、流程管理和溝通管理5個方面進(jìn)行，從管理的形式來看，可分為會前管理、會中管理、收場管理三個階段，一個成功的新聞發(fā)布會，一定是實現(xiàn)了內(nèi)容與形式的完美結(jié)合：

 

一、    會前管理

 

按照策劃方案的要求，新聞發(fā)布會的統(tǒng)籌負(fù)責(zé)人與各小組人員要提前至少兩至三個小時到達(dá)新聞發(fā)布會的現(xiàn)場。

 

到達(dá)現(xiàn)場以后，會前管理分四個步驟開展工作，首先要布置現(xiàn)場、然后作全面檢查、同時可以進(jìn)行主持人與言人的彩排、最后，各就各位開始接待工作。

 

第一、現(xiàn)場布置。

 

現(xiàn)場布置從場外開始，布置場外橫幅、豎幅、漂浮氣球、拱形門等。在酒店一樓大廳、轉(zhuǎn)彎處布置顯眼的指引牌。在會場門口可以布置X展架之類的宣傳物。

 

在會場門口布置簽到臺，準(zhǔn)備好簽到薄與筆，簽到薄上設(shè)計姓名、單位、人數(shù)、聯(lián)系方式欄目，并備好會議主題介紹、新聞通稿、提問提綱等相關(guān)資料。同時，在簽到臺上準(zhǔn)備好“請賜名片”盒。

 

場內(nèi)現(xiàn)場布置從主題背景板開始，背景板內(nèi)容包括主題、會議日期、會議召開的城市，顏色、字體要美觀大方，顏色可以用組織VI為基準(zhǔn)。

 

布置新聞發(fā)言人用的桌子，常用帶白色的臺布、藍(lán)色或紅色的圍臺，桌面擺放臺花，把寫有發(fā)言人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)名字的桌卡擺放在策劃案擬定的位置，放好音響、話筒，最好每個桌卡前擺一只話筒，再給記者準(zhǔn)備兩只。

 

布置電視或投影儀，試播放碟片，看效果是否正常。有些時候作為新聞發(fā)音的補(bǔ)充，錄象資料甚至實物可以對記者起到增加感性認(rèn)識的作用

 

布置臺下座位。把握“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”的原則。一、二排坐貴賓與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，三排以下為記者席，攝影記者盡量安排在前面正中位置，組織一般人員坐后面或旁邊。

 

布置VIP休息室，冬天要準(zhǔn)備好熱茶水，夏天要準(zhǔn)備好瓶裝礦泉水，準(zhǔn)備幾包高檔香煙，放好打火機(jī)與煙灰缸。

 

第二、現(xiàn)場檢查。

 

檢查工作可以從外到內(nèi)，從高到低，從全面到重點，一些細(xì)節(jié)一定要把握好。

 

按照前面布置的順序，檢查從場外的橫幅開始，沿來賓的前進(jìn)路線，檢查指引牌、X展架、簽到臺是否準(zhǔn)備好。

 

在檢查簽到臺時要注意檢查會議主題介紹、新聞通稿、提問提綱等相關(guān)資料是否足夠。如果是新產(chǎn)品上市，新聞發(fā)布會上還要準(zhǔn)備發(fā)放產(chǎn)品研制過程或介紹產(chǎn)品功用的文字材料�？梢园押灥脚_當(dāng)成后勤物資、資料的儲存點。

 

檢查在背景板，再次核實文字是否有誤，如果有誤要及時補(bǔ)救。檢查桌子、音響，調(diào)試每只話筒，調(diào)試到清晰無嘯叫。檢查電視或投影儀，要確認(rèn)用哪個電腦，而且要備一個電腦，以防會議進(jìn)行中電腦出故障。

 

檢查VIP接待室的茶水、煙等。

 

要檢查主要發(fā)言人的發(fā)言稿是否準(zhǔn)備妥當(dāng)。

 

攝影師檢查照相機(jī)、攝像機(jī)電量是否充足，腳架是否支好，角度是否對好。

 

負(fù)責(zé)保安的人員要對現(xiàn)場進(jìn)行安全檢查，特別注意是否存在不安全隱患，譬如：消防通道不暢通，電源線亂糟糟，甚至有壞椅子等等。

 

如果有空調(diào)，要把溫度調(diào)到適度。

 

第三、彩排。

 

主持人與新聞發(fā)言人根據(jù)會議議程進(jìn)行“彩排”，既練習(xí)配合，也練習(xí)對內(nèi)容與現(xiàn)場的把握。

 

特別是新聞發(fā)言人是會前“彩排”很重要，發(fā)言人要認(rèn)真準(zhǔn)備，再次對鏡整理衣著，要熟悉發(fā)言稿的內(nèi)容，制定并演練如何回答常規(guī)和刁鉆的問題，對自己的準(zhǔn)備工作進(jìn)行核對與評估，尤其是對以下問題應(yīng)當(dāng)有充分的準(zhǔn)備：這場發(fā)布會的重要意義何在？其新聞價值何在？我的3個主要觀點是什么？是否有充足材料支持我的信息發(fā)布？如果記者要求核實，是否很容易就能做到？誰是所發(fā)布信息的權(quán)威信源？誰的話可以被媒體引用？等等。

 

第四．接待。

 

提前30分鐘，禮儀小姐在會場作好接待準(zhǔn)備。對于重要的領(lǐng)導(dǎo)，還要安排在大廳的專人接待。

 

背景音樂開始播放，攝影師進(jìn)入工作狀態(tài)。

 

嘉賓簽到后，禮儀小姐帶嘉賓到VIP休息室休息，服務(wù)人員及時把茶水送上，需要配戴鮮花的由禮儀小姐為嘉賓認(rèn)真的配戴好。

 

負(fù)責(zé)VIP接待的人員要核對已到位領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓情況，會務(wù)負(fù)責(zé)人要親自為領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓送禮金或禮品，如果有的重要領(lǐng)導(dǎo)臨時不能來，會務(wù)負(fù)責(zé)人要及時安排主持人更改講話內(nèi)容，同時要安排服務(wù)人員把不能到的人員名字牌撤掉。

 

記者簽到后，工作人員為記者發(fā)放會議主題介紹、新聞通稿、提問提綱等相關(guān)資料，媒體負(fù)責(zé)人安排、協(xié)調(diào)各媒體的簽到記者，要保持熱情和細(xì)致。

 

記者入座以后，進(jìn)入媒體等候階段，這段時間不宜超過10分鐘，音響師播放視頻資料和CD。

 

會議開始前三分鐘左右，請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、組織高層等進(jìn)入會場，在前排就坐，會議準(zhǔn)備開始。

 

二、會中管理

 

從會議開始到結(jié)束，時間應(yīng)控制在30分鐘以內(nèi)，較重大的新聞發(fā)布，也不要超過60分鐘，一些敏感話題的提問，媒體負(fù)責(zé)人要提前跟記者溝通好，避免出現(xiàn)特別刁難的提問，避免出現(xiàn)尷尬的場面。

 

有些新聞發(fā)布會，臺上只有新聞發(fā)言人一個人，他獨自成為媒體的焦點；有些新聞發(fā)布會，臺上有領(lǐng)導(dǎo)在新聞發(fā)言人旁邊點綴，對新聞發(fā)言人的壓力會有一定的緩解作用；有些新聞發(fā)布會，發(fā)言人在臺上就坐，站在講話臺后面發(fā)言。

 

在會議中，主持人與新聞發(fā)言人都擔(dān)當(dāng)著新聞發(fā)布會的主要角色，因此對他們的要求很高。

 

主持人一般應(yīng)由具有較高公關(guān)專業(yè)能力的人來擔(dān)任，他的作用在于把握主題范圍，掌握會議進(jìn)程，控制會場氣氛，促成會議順利進(jìn)行。此外，在必要的時候還承擔(dān)著消除過分緊張的氣氛、化解對立情緒、打破僵局等特殊任務(wù)。因此，主持人的表現(xiàn)應(yīng)當(dāng)活躍，談吐具有幽默感和親切感，不要給人生硬、冷漠的距離感。

 

代表組織形象的新聞發(fā)言人對公眾認(rèn)知產(chǎn)生重大影響，一般由組織的高級領(lǐng)導(dǎo)來擔(dān)任。現(xiàn)代傳播方式?jīng)Q定了今天的新聞發(fā)言人既直接面對媒體，也同時直接面對受眾。在會議管理過程中，要求發(fā)言人舉止要端莊，言行要規(guī)范，尺度要適當(dāng)，要有一定的專業(yè)素質(zhì)和較高的政策水平。

 

會議議程一般是這樣的：

 

主持人宣布新聞發(fā)布會開始，介紹領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓，簡單介紹會議的主題與概要。

 

在有必要的情況下，主持人請先領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，但是，要給領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好發(fā)言稿，發(fā)言內(nèi)容不宜太長，三分鐘既可。主持人請新聞發(fā)言人詳細(xì)發(fā)言。

 

新聞發(fā)言人發(fā)布新聞。發(fā)揚人要表現(xiàn)得自信而親切，生動而專業(yè)。“新聞發(fā)言人是一種制度，是溝通媒體、社會公眾和組織的橋梁。新聞發(fā)言人背后有一個團(tuán)隊在工作著”，所以，發(fā)言人的言不代表個人，而代表組織，言之有物、真實客觀是其生命。發(fā)言人的口頭語言、肢體語言和圖片、多媒體等影象的輔助對調(diào)整演講節(jié)奏、控制場面有很好的作用。

 

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