決定舉辦活動(dòng)之后、需要進(jìn)行活動(dòng)構(gòu)想以及成本的初步估算，確定有足夠的資金，并為活動(dòng)撥出�？钜�明確活動(dòng)的目的，確�；顒�(dòng)確實(shí)物有所值。接下來(lái)就可以對(duì)活動(dòng)進(jìn)行初期規(guī)劃。在此階段，如果公司沒(méi)有自己的活動(dòng)策劃幣，那么他們就需要決定是需要專業(yè)人士的幫助，聘請(qǐng)活動(dòng)策劃公司、私人活動(dòng)策劃師和公司自己的員工聯(lián)手，還是讓自己公司的員工直接與活動(dòng)供應(yīng)商合作，進(jìn)行活動(dòng)設(shè)計(jì)、預(yù)算管理、物流管理、時(shí)間安排、活動(dòng)執(zhí)行以及活動(dòng)的全程構(gòu)思和精心安排。

在大型活動(dòng)策劃時(shí)，人們通常想到的是“財(cái)”，而不是“才”。不論客戶是公司、非營(yíng)利組織、社會(huì)團(tuán)體還是結(jié)婚的新人，他們都應(yīng)該知道在什么場(chǎng)合下需要得到專業(yè)的幫助( 其中包括公關(guān)專家、有創(chuàng)意的導(dǎo)演或制片人),來(lái)解決活動(dòng)制作從創(chuàng)意到實(shí)施的過(guò)程中方方面面的問(wèn)題�；顒�(dòng)策劃人員絕對(duì)不應(yīng)該將自己的工作僅僅看作是服務(wù)性行業(yè)，認(rèn)為自己的工作僅僅是記錄下客戶的訂單。恰恰相反，他們應(yīng)該使自己、使自己的公司、使整個(gè)活動(dòng)策劃業(yè)成為商業(yè)銷(xiāo)售與營(yíng)銷(xiāo)不可多得的寶責(zé)工T 具，在設(shè)計(jì)、制作、執(zhí)行活動(dòng)方面成為企業(yè)客戶、非營(yíng)利組織以及個(gè)人的得力助手、從而使其活動(dòng)因量身定制、精心打造而與眾不同，以達(dá)到并超出公司、工作和個(gè)人的既定目標(biāo)。

不要把聘請(qǐng)活動(dòng)策劃人員與活動(dòng)顧問(wèn)看作是金錢(qián)上的浪費(fèi)，事實(shí)上，他們最后還能幫你省錢(qián)。如果請(qǐng)得及時(shí)恰當(dāng)，尤其如此。例如，優(yōu)秀的公關(guān)公司可以幫助你選定嘉賓名單，確保對(duì)客人的選擇恰到好處; 他們還可以協(xié)助舉辦新聞發(fā)布、制作宣傳資料，使活動(dòng)得到國(guó)內(nèi)外媒體的宣傳報(bào)道。有創(chuàng)意的導(dǎo)演或?qū)�業(yè)的活動(dòng)設(shè)計(jì)師可以提供活動(dòng)設(shè)計(jì)的策略性概要，其中包括策劃、組織、物流、協(xié)商等方面的內(nèi)容以及具有點(diǎn)睛作用的小細(xì)節(jié)。

可以毫不夸張地說(shuō)，在當(dāng)下，活動(dòng)策劃幾乎無(wú)所不能，而專業(yè)人士的加盟足以令客戶大開(kāi)眼界。目前，成功利用空間的實(shí)例也不勝校舉。例如，一家新高爾夫俱樂(lè)部使用了在太空打高爾夫的宇航員來(lái)慶祝其開(kāi)張;某雜志用衛(wèi)星從外太空拍攝的擺放在沙漠中的巨型模型作為封面來(lái)慶祝其周年紀(jì)念。晚宴也可以是早餐、4 宴或雞尼酒會(huì)) 水平的提高是指在空間高度方面一一晚宴活動(dòng)的地點(diǎn)被安排在懸掛于距地面50米高處的平臺(tái)上(由起重機(jī)支撐),平臺(tái)可容納22 位客人、1名廚師、1名侍應(yīng)生以及1名樂(lè)師。這樣的餐會(huì)可以在世界上任何地方舉辦(前提是得到相關(guān)部門(mén)的許可)，或者可以用來(lái)為活動(dòng)安排--場(chǎng)架在空中的樂(lè)隊(duì)演奏; 為新屆時(shí)裝展，或者為獲得某品牌獨(dú)家專賣(mài)的商戶制造噱頭并吸引媒體宜傳報(bào)道時(shí)，則可以選用建筑物外墻作為時(shí)裝秀的表演地點(diǎn)一一或者干脆把模特面向前方懸垂下來(lái)�；顒�(dòng)的制作人或承辦方能夠確保將活動(dòng)的構(gòu)想付諸實(shí)施，并負(fù)責(zé)確�；顒�(dòng)符合消防與安全的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)證件齊備以及購(gòu)買(mǎi)了相應(yīng)的保險(xiǎn)。

上述情況也同樣適用于活動(dòng)策劃公司。他們也需要了解何時(shí)需要征詢專家意見(jiàn)、去何處聘請(qǐng)自由職業(yè)者以及如何去聘請(qǐng)，從而來(lái)擴(kuò)大自已公司的實(shí)力。