有實(shí)用價(jià)值的活動(dòng)總結(jié)摘要應(yīng)該包括下述內(nèi)容:

1.公司與活動(dòng)的戰(zhàn)略目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)這些標(biāo)的戰(zhàn)略設(shè)計(jì)與策劃方案。

2.公司與活動(dòng)的投資回報(bào)

活動(dòng)從策劃到運(yùn)作再到執(zhí)行的過(guò)程中，你要全程記錄相關(guān)的信息，這些信息在將來(lái)撰寫活動(dòng)總結(jié)時(shí)都能用得上，這樣你就不需要等活動(dòng)結(jié)束憑著印象來(lái)進(jìn)行總結(jié)。較為實(shí)用的做法是讓客戶經(jīng)理以及一線員工記工作日志，以要點(diǎn)的形式列出重要問(wèn)題，其中包括修改的成本計(jì)算、一切有爭(zhēng)議的地方、增加的項(xiàng)目以及大范圍的改動(dòng)。圖片形式的記錄也十分可取。在記錄圖片式工作日志方面，寶麗萊超便攜數(shù)碼相片打印機(jī)是十分有用的活動(dòng)策劃工具。這種打印機(jī)極易攜帶，可以將具有藍(lán)牙功能的手機(jī)上的圖片以及有USB連線的數(shù)碼相機(jī)內(nèi)的圖片立即打印出來(lái)。打印機(jī)使用特制的相紙，因而無(wú)須墨盒，相片的尺寸為2x3 英寸，相片背面有不干膠。相片背部的設(shè)計(jì)使其可以像貼紙一樣粘貼在工作日志上。例如，如果你在進(jìn)行活動(dòng)會(huì)場(chǎng)的實(shí)地考察時(shí)，碰巧發(fā)現(xiàn)了一處進(jìn)駐會(huì)場(chǎng)需要注意的問(wèn)題，你可以迅速將其拍照、打印下來(lái)，貼在工作日志上，并記錄物流方面的注意事項(xiàng)，這對(duì)于將來(lái)進(jìn)人會(huì)場(chǎng)進(jìn)行安裝操作十分有幫助，可以將其列入活動(dòng)總結(jié)中值得關(guān)注的問(wèn)題，以作為將來(lái)在同一個(gè)會(huì)場(chǎng)舉辦活動(dòng)時(shí)參考之用。

每天都要向會(huì)議服務(wù)部經(jīng)理詢問(wèn)當(dāng)天用餐的實(shí)阿人數(shù)以及酒店客房實(shí)際使用量的情況，其中包括確認(rèn)會(huì)享用服務(wù)以及付費(fèi)的實(shí)際客人數(shù)，并將其保存在檔案中，以備將來(lái)總結(jié)報(bào)告之需。

活動(dòng)策劃公司或供應(yīng)南內(nèi)部參考使用的活動(dòng)總結(jié)以及提供給客戶的執(zhí)行總結(jié)應(yīng)該包含不同的內(nèi)容。例如，活動(dòng)策劃公司的工作總結(jié)應(yīng)該可以在未來(lái)進(jìn)行的業(yè)務(wù)工作方面提供幫助，也可以在今后和不同的客戶打交道時(shí)，以及使用同樣的設(shè)施或某些同樣的活動(dòng)元素時(shí)，對(duì)更深人地了解活動(dòng)會(huì)場(chǎng)、供應(yīng)南、產(chǎn)品等提供幫助，并且在完善下一次活動(dòng)策劃方面提供意見(jiàn)。這屬于僅供內(nèi)部參考的資料，進(jìn)行存檔以備未來(lái)之需。內(nèi)部報(bào)告必須保留合同、時(shí)間推進(jìn)表、會(huì)議最終的詳細(xì)計(jì)劃要求與變動(dòng)以及其他材料的樣本。此外，該報(bào)告還應(yīng)該包括活動(dòng)進(jìn)展情況的資料以及關(guān)于到場(chǎng)人數(shù)、意見(jiàn)反饋、對(duì)未來(lái)活動(dòng)策劃與執(zhí)行會(huì)有重要價(jià)值的細(xì)節(jié)問(wèn)題的記錄。

提交給客戶的工作報(bào)告應(yīng)該采取執(zhí)行總結(jié)的形式。在活動(dòng)結(jié)束后，客戶自己也要撰寫僅供內(nèi)部參考的工作總結(jié)，而你提交的報(bào)告只是他們工作總結(jié)的補(bǔ)充，因此你的報(bào)告應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了、便于復(fù)印、便于客戶的股東了解情況。向客戶咨詢其股東想要了解活動(dòng)哪些方面的內(nèi)容，以確保相關(guān)方面的數(shù)據(jù)與資料從一開(kāi)始就受到關(guān)注。確保所有財(cái)務(wù)文件都有備份。報(bào)告該包括公司與活動(dòng)目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn)結(jié)果以及活動(dòng)重點(diǎn)。盡量使溝通過(guò)程簡(jiǎn)化，雙方溝通的內(nèi)容應(yīng)該包括合同金額與最后實(shí)際開(kāi)支的對(duì)比、視覺(jué)效果重點(diǎn)以及活動(dòng)項(xiàng)目的調(diào)查結(jié)果。

活動(dòng)結(jié)束之后召開(kāi)內(nèi)部匯報(bào)會(huì)議，以確保為公司與客戶提供的活動(dòng)總結(jié)報(bào)告中沒(méi)有遺漏任何重要內(nèi)容。要記住，開(kāi)會(huì)的目的是吸收經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)進(jìn)取，而不是妄加評(píng)判。會(huì)議的重點(diǎn)應(yīng)該是在那些方面取得了成功，哪些方面有待改進(jìn)以及要采取哪些行動(dòng)。參加會(huì)議的人員應(yīng)該包括全體策劃人員、外勤人員以及活動(dòng)會(huì)場(chǎng)工作人員。盡量使匯報(bào)條理清聽(tīng)、重點(diǎn)突出，避免情緒化。盡量控制會(huì)議時(shí)間不超過(guò)一小時(shí)。

活動(dòng)結(jié)束之后，你通常要親自向客戶進(jìn)行工作匯報(bào)、但如果舉辦的是小型會(huì)議，也可以僅提交執(zhí)行總結(jié)供客戶參閱。要預(yù)先了解客戶所關(guān)注的方面，這樣報(bào)告才能做到有的放矢�；顒�(dòng)的最終執(zhí)行總結(jié)匯報(bào)可能會(huì)導(dǎo)致未來(lái)業(yè)務(wù)的終止，也可能會(huì)促進(jìn)合作的發(fā)展。匯報(bào)工作應(yīng)該在結(jié)賬的同時(shí)進(jìn)行。由于該報(bào)告屬于商業(yè)文件，因此在撰寫與匯報(bào)要盡量專業(yè)與嚴(yán)謹(jǐn)。

活動(dòng)總結(jié)報(bào)告對(duì)客戶與策劃公司而言都是十分重要的活動(dòng)策劃工具。