在會議策劃活動中,設(shè)計會議日程表是重要的內(nèi)容之一會議日程表的設(shè)計要充分考慮以下因素:

(1)在一個對大部分目標聽眾來說比較方便的時間開始活動。

(2) 預(yù)留充足的登記時間。

(3) 由會議主席作簡要介紹或致詞，以正式開始一天的活動。

(4) 會議時間應(yīng)長短適中。

(5) 會議間歇休息時間應(yīng)充分。

(6) 確保充足的茶點供應(yīng)。

(7) 安排一次總結(jié)性的全體會議。

(8) 避免以混亂收場。

下面所列舉的兩種策劃方案只是許多種策劃方案中的范例,可供在進行會議策劃時參考，在實際會議策劃中,可能會有諸多變化的因素。

一日會議的策劃方案

這是為有50名與會者參加的一日會議策劃的方案。大多數(shù)一日會議都是為那些在附近地區(qū)居住或工作的人舉行的，會場通常選在一家有較多會議室的酒店。

事件1：8:30AM注冊登記。

會議注冊登記時間定為8:30AM,應(yīng)該為與會者留出吃早飯和路程上的時間(這個時間可以根據(jù)與會者的交通工具和會場附近的公共交通設(shè)施的情況有所改變)，半小時的時間可以讓與會者從容不迫地參加會議。這種策劃方案假定與會者已經(jīng)提前注冊過,因此秘書會在注冊時段不必趕時間。

事件2：9:00AM全體大會。

全體大會作為整個會議的開始,時間不應(yīng)超過35分鐘。下一個會議將在9:45AM舉行,因此與會者只有不到10分鐘時間從大會廳轉(zhuǎn)移到并行會議的場地。

事件3：9：45AM并行會議。

現(xiàn)在,并行會議開始了。具體的安排可以制作一張表格，請注意，每一個并行會議的編碼都是以3開始，這樣可以使相關(guān)的每一個人馬上看出具體會議與時段安排之間的關(guān)系。這種聯(lián)系還可以通過許多其他方式來表現(xiàn),但是不論使用怎樣的系統(tǒng),都必須讓與會者看明白。三位數(shù)字編號的系統(tǒng)可以表示99個并行會議。當并行會議在9個以下時,，則可以用30~39的編碼來表示。

事件4：10：30AM休息。

事件之間的休息也要用編號標識出來，以便控制休息的時間。秘書處應(yīng)該負責(zé)安排休息時間，并用編號來標明每一次會議的時間及其他問題，以避免發(fā)生混亂。休息是整個會議的一部分，每一次休息都有特殊的原因和安排。在一個半小時的連續(xù)活動后，與會者需要休整一下，吃些東西或四處走走,放松雙腿。

事件5：10:45AM并行會議。

第二組并行會議。在策劃方案的這個部分并沒有安排重復(fù)會議，但是在會議當天的晚些時候?qū)⒂邢嚓P(guān)安排。

事件6：11:30AM自由活動。

這一段自由活動時間，可以讓與會者有機會進行各種活動，而不錯過公議。一日會議的會場常常處在市中心，在這種情況下，可能有些與會者想趁此機會進行購物，或和其他的與會者小聚一下。而如果會議安排中沒有留出自由活動的時間，他們就有可能放棄一兩個會議，出去聚會。有些與會者希望一天的活動在午餐之前有些小變化。

事件7：12:00PM午餐。這個策劃方案中,安排所有的與會者在一起用午餐。當會議不提供午餐時，日程表上應(yīng)該在場地一欄標注“午餐自便”或類似的說明。如果午餐會上有發(fā)言人講話，通常整個午餐會要安排兩個小時; 如果沒有安排發(fā)言人講話，與會者可能要利用午餐休息時間進行一些其他的活動。如果會議安排與會者午餐自便，承辦者則應(yīng)向與會者提供相關(guān)信息，幫助他們選擇食物好而且服務(wù)快捷的餐廳。

事件8：1:30PM討論會。 在午飯后舉行行的會議有一定的難度，因為這個時候與會者可能感覺比較懈息。而要求與會者積極參與并進行信息交流的討論會,則可以解決這個問題。請注意,這里要用到記錄員，他們是與會者事先選舉出來的，負責(zé)記錄小組討論的結(jié)果。

選擇召開會議的形式

會議的召開形式是多種多樣的，恰當?shù)剡x擇會議的形式是決定會議成功與否的關(guān)鍵因素。

會議的主要形式有以下八種。

1、兩方會議

這種會議形式是為僅有兩方的會議設(shè)的。一般適用于共同籌備的活動，或是雙方就彼此之間的關(guān)系或利益進行談判,或是利用某神偶然的機會討論業(yè)務(wù)。

2、非正式會議

這種會議通常是由某一個高層人士提出問題，法而由與其關(guān)系緊密的另外幾方加入并進行的。召開這種會議的目的往往是“聚在一起研討解決問題的辦法”。

3、集思廣益會議

這種會議是臨時的、非1式會議的發(fā)展,其目的是要產(chǎn)生創(chuàng)造性、改革性的思想。所以，與會人員就不能僅僅限于臨時的非正式會議中彼此關(guān)系緊密的參與方，而是要擴大范圍，加入一些思維靈活、視野寬廣或經(jīng)驗豐富的參與者。靈感的產(chǎn)生需要與他人的交往并得到反饋。

4、緊急委員會

這種會議與常設(shè)委員會、非正式會議都有類似之處，目的是解決緊急發(fā)生的問題。雖然是臨時的,但會議要討論的內(nèi)容顯然會深人、具體得多，往往會涉及具體的實施細則。相對于常設(shè)委員會可以更靈活，不需要事先考慮好很多的框架，如會議日程、會議時間等。雖然這種會議往往于匆忙間召開,但往往都能在短時間內(nèi)達成決議,所以通常效率很高。

5、常設(shè)委員會

常設(shè)委員會覆蓋面較廣,并通常有特定的組成名目，如董事會、財務(wù)管理委員會等。由于是一種常設(shè)會議,并且其成員任期也較長.所以顯得比較正式,召開會議前需要做好事先準備，并且議程相對固定，內(nèi)容的變化也只與時間有關(guān)。一般來說，公司中高層的例會都可以以這種形式進行。

6.正式會議

這種會議應(yīng)當是標準的會議模板,，準備充分、議程嚴密、參與者眾多。其目的一般是趨于處理重要的、非爭議的問題，提供最終決策，設(shè)計實施方案,并要具體落實到每一個參與者的頭上。這種會議是商業(yè)活動中不可缺少的重要內(nèi)容,公司的員工大會、股東大會等法定會議或管理層的全體會議都使用這種會議形式。

7.展示會議

展示會議的主要目的是向與會者傳遞某些直觀的信息。由于展示的信息具有直觀性,所以這種會議形式往往能給與會者留下深刻的印象。這種形式一般適用于一部分人向其他人展示或匯報自己的研究報告或工作成績時使用。

8.公開會議

公開會議主要目的是為了吸引公眾的注意力,以擴大召開會議方的影響力。這種會議準備充分、設(shè)計嚴密,但往往不需要與會者進行交流討論,決議一般已經(jīng)作出，只是借會議公開而已，如新聞發(fā)布會、商業(yè)展示會等。

9.各種論壇

圍繞自然科學(xué)和社會科學(xué)的理論,以及社會政治、經(jīng)濟、產(chǎn)業(yè)、行業(yè)、專業(yè)、生活中的各種問題進行探討、演說的會議。例如，達沃斯論壇、陸家嘴論壇等。