為了開好新聞發(fā)布會，活動策劃公司或者公關(guān)策劃人員必須有一支精干的籌備隊伍（一般由下屬公關(guān)人員組成），分工明確，配合密切，督促他們將籌備工作落實到實處。準備工作一定要細致。準備工作的內(nèi)容包括：選擇適當日期。不可與重大節(jié)假日同時進行。一周內(nèi)周末與星期一舉辦新聞發(fā)布會都不太適宜。具體會議時間可安排在上午9時或下午3時左右。太早與太遲對記者都不太方便。

        如何策劃一場成功的新聞發(fā)布會？

　　 1．確定應(yīng)邀者的范圍。請柬應(yīng)及早發(fā)出，最好派專人遞送。

　　 一可避免延誤，二可當面解答有關(guān)地點、交通等疑問。請柬上應(yīng)說明舉辦新聞發(fā)布會的目的，最好列出發(fā)言人的姓名、職務(wù)、會議口期、時間、地點及聯(lián)系電話等。會議召開前一兩天應(yīng)電話詢問落實記者出席情況。

　　 2．會議程序安排要詳細、緊湊，避免冷場或混亂局面。如配合會議主題，為記者提供實地參觀采訪、錄像、拍攝的機會，安排好參觀地點并派專人接待。

　　 3．會議時間一般以一小時為宜。會后邀請記者共進工作餐，可以利用非正式交談，促進互相溝通。就餐準備工作必須事先安排妥當。

　　 4．安排足夠的招待人員，設(shè)立簽到處，并派專人引導(dǎo)記者前往會場人座。

　　 5．企業(yè)內(nèi)部與會人員應(yīng)配帶名簽，設(shè)立名牌，與會記者應(yīng)發(fā)給寫上姓名和媒體機構(gòu)名稱的襟牌。會議桌及餐桌名牌要分清主次，順序排好，避免混亂或不愉快事情的出現(xiàn)。

　　 6．事先準備（檢查）好視聽輔助器材，提供給記者使用。

　　 7．安排攝影記者，拍攝會場情景，以備宣傳、紀念之用。

　　 新聞發(fā)布會注意事項：

　　 1、會議主持人應(yīng)充分發(fā)揮其主持的作用會議主持人的言談要莊重，有涵養(yǎng)，有幽歇感，能活躍會議氣氛；尊重記者的提問；發(fā)言時切實把握主題范圍；維持會議秩序，掌握會議時間；調(diào)合會場氣氛等，主持人要特別掌握回答提問的“火候”，不能用任何動作、表情或語言阻止別人提問。遇到應(yīng)保密的問題，應(yīng)解釋清楚原因；遇到回答不了的問題，應(yīng)告訴記者怎樣可獲得團滿的答案。企圖蒙混過關(guān)或以“無可奉告”之詞拒絕回答提問只會引起記者的不滿與反感。

　　 2、靈活處理會議中的突發(fā)事件對于會議中的突發(fā)事件，公關(guān)策劃人員要有一定的思想準備，要遇事不慌，機智靈活的進行處理。

　　 3、作好新聞發(fā)布會的工作，檢驗會議的效果是重要的一環(huán)它包括公關(guān)策劃人員指派下屬人員做好以下工作：．整理會議記錄材料，從中總結(jié)此次會議工作中的成敗，將這些經(jīng)驗寫成書面材料存檔。

　　 4、搜集到會記者在報刊及電臺、電視臺所作的報道，進行歸類分析，檢查是否達到了自己預(yù)期的目標。如有因自己的失誤造成的謬誤，應(yīng)設(shè)法補救。

　　 5、收集與會者的反應(yīng)，了解各記者及所屬企業(yè)對本企業(yè)的看法，以便日后更好地與他們合作。