舉行會議活動策劃或會展策劃展覽必須要印刷一些宣傳品及會議資料，它有告知會議的信息以及會議期間提供與會者開會所需的相關(guān)資料之用。甚至也可以在會后留存建檔、參考使用。

 (一)  印刷項(xiàng)目

  會前有大會專用信封、信紙、宣傳品(包括海報(bào)、會議通知)、報(bào)名表等。會議期間有大會議程手冊，其他如名牌、與會券或參觀券、邀請卡、餐券等，再就是論文集、講稿和與會者名冊等。

  依照會議規(guī)模及大會預(yù)算，以上有些項(xiàng)目可調(diào)整增減，例如，如果沒有很多經(jīng)費(fèi)可以不用印制信封信紙;如果籌備時(shí)間長而且經(jīng)費(fèi)足夠，主辦單位可印制第二次或第三次會議通知，用以提醒參加人員并加強(qiáng)宣傳。

  (二)會前使用的印刷品

  會前的準(zhǔn)備工作需要用到很多的印刷品，來可以塑 造大會形象，二來可以同時(shí)開展宣傳工作。

  1.信封、信紙  先請一家合作良好的印刷設(shè)計(jì)公司設(shè)計(jì)符合大會主題的CIS (大會識別系統(tǒng)，包括大會標(biāo)識、字體、色系等)，依照這個CIS去延伸設(shè)計(jì)其他相關(guān)印刷品，如此不但所有大會的印刷品都有一致的整體感， 甚至大會會場布置物，如指示海報(bào)等也可使用這個CIS.加強(qiáng)與會人員印象。統(tǒng)一的形象設(shè)計(jì)使大會顯得規(guī)范、莊嚴(yán)、有序。

  接著，可以設(shè)計(jì)大會信封、信紙，雖然現(xiàn)在大多利用電子郵件聯(lián)絡(luò)相關(guān)事務(wù)，但是有些正式函件或報(bào)告仍然使用大會信函。

  2.宣傳品  需要印制的宣傳品包括海報(bào)、會議通知(宣傳冊子)。如果是展覽則更要復(fù)雜得多，包括展品介紹、公司介紹、項(xiàng)目介紹等相當(dāng)多的資料。比如房展，要有樓盤的介紹資料、開發(fā)商的資料等等;車展，則要有車的性能指標(biāo)等的介紹性文字和大的宣傳海報(bào)及公司的宣傳冊子。

 (三)印刷設(shè)計(jì)與制作

  1.封面(海報(bào)、會議通知)

  會議名稱、徽標(biāo)

  日期和地點(diǎn)

  主辦單位

  摘要(包括內(nèi)容與主題)

  大會標(biāo)語

  2.內(nèi)容(會議通知)  詳細(xì)敘述會議內(nèi)容，特別是強(qiáng)調(diào)重要的演講人及講題，并對演講人和講解詳細(xì)介紹，以鼓勵大家參加。主題要醒目，要讓讀者信服這個會議是有價(jià)值的，以引起回響。大致內(nèi)容有:時(shí)間、日期和地點(diǎn);會議名稱;主辦單位及協(xié)辦單位;大會籌備委員會名單及秘書處;主題;會議邀請函;暫定會議日程表;演講人名字、職稱;會場簡介;報(bào)名費(fèi)用;報(bào)名表;住宿資料;活動和相關(guān)旅游資料;特別活動等。

3.設(shè)計(jì)大會宣傳手冊 設(shè)計(jì)一份實(shí)用又美觀的會議通知，除了可以吸引注意，還可以讓與會者留存。