有實用價值的活動總結摘要應該包括下述內容:

1.公司與活動的戰(zhàn)略目標以及實現(xiàn)這些標的戰(zhàn)略設計與策劃方案。

2.公司與活動的投資回報

活動從策劃到運作再到執(zhí)行的過程中，你要全程記錄相關的信息，這些信息在將來撰寫活動總結時都能用得上，這樣你就不需要等活動結束憑著印象來進行總結。較為實用的做法是讓客戶經理以及一線員工記工作日志，以要點的形式列出重要問題，其中包括修改的成本計算、一切有爭議的地方、增加的項目以及大范圍的改動。圖片形式的記錄也十分可取。在記錄圖片式工作日志方面，寶麗萊超便攜數(shù)碼相片打印機是十分有用的活動策劃工具。這種打印機極易攜帶，可以將具有藍牙功能的手機上的圖片以及有USB連線的數(shù)碼相機內的圖片立即打印出來。打印機使用特制的相紙，因而無須墨盒，相片的尺寸為2x3 英寸，相片背面有不干膠。相片背部的設計使其可以像貼紙一樣粘貼在工作日志上。例如，如果你在進行活動會場的實地考察時，碰巧發(fā)現(xiàn)了一處進駐會場需要注意的問題，你可以迅速將其拍照、打印下來，貼在工作日志上，并記錄物流方面的注意事項，這對于將來進人會場進行安裝操作十分有幫助，可以將其列入活動總結中值得關注的問題，以作為將來在同一個會場舉辦活動時參考之用。

每天都要向會議服務部經理詢問當天用餐的實阿人數(shù)以及酒店客房實際使用量的情況，其中包括確認會享用服務以及付費的實際客人數(shù)，并將其保存在檔案中，以備將來總結報告之需。

活動策劃公司或供應南內部參考使用的活動總結以及提供給客戶的執(zhí)行總結應該包含不同的內容。例如，活動策劃公司的工作總結應該可以在未來進行的業(yè)務工作方面提供幫助，也可以在今后和不同的客戶打交道時，以及使用同樣的設施或某些同樣的活動元素時，對更深人地了解活動會場、供應南、產品等提供幫助，并且在完善下一次活動策劃方面提供意見。這屬于僅供內部參考的資料，進行存檔以備未來之需。內部報告必須保留合同、時間推進表、會議最終的詳細計劃要求與變動以及其他材料的樣本。此外，該報告還應該包括活動進展情況的資料以及關于到場人數(shù)、意見反饋、對未來活動策劃與執(zhí)行會有重要價值的細節(jié)問題的記錄。

提交給客戶的工作報告應該采取執(zhí)行總結的形式。在活動結束后，客戶自己也要撰寫僅供內部參考的工作總結，而你提交的報告只是他們工作總結的補充，因此你的報告應該簡潔明了、便于復印、便于客戶的股東了解情況。向客戶咨詢其股東想要了解活動哪些方面的內容，以確保相關方面的數(shù)據(jù)與資料從一開始就受到關注。確保所有財務文件都有備份。報告該包括公司與活動目標的最終實現(xiàn)結果以及活動重點。盡量使溝通過程簡化，雙方溝通的內容應該包括合同金額與最后實際開支的對比、視覺效果重點以及活動項目的調查結果。

活動結束之后召開內部匯報會議，以確保為公司與客戶提供的活動總結報告中沒有遺漏任何重要內容。要記住，開會的目的是吸收經驗、學習進取，而不是妄加評判。會議的重點應該是在那些方面取得了成功，哪些方面有待改進以及要采取哪些行動。參加會議的人員應該包括全體策劃人員、外勤人員以及活動會場工作人員。盡量使匯報條理清聽、重點突出，避免情緒化。盡量控制會議時間不超過一小時。

活動結束之后，你通常要親自向客戶進行工作匯報、但如果舉辦的是小型會議，也可以僅提交執(zhí)行總結供客戶參閱。要預先了解客戶所關注的方面，這樣報告才能做到有的放矢。活動的最終執(zhí)行總結匯報可能會導致未來業(yè)務的終止，也可能會促進合作的發(fā)展。匯報工作應該在結賬的同時進行。由于該報告屬于商業(yè)文件，因此在撰寫與匯報要盡量專業(yè)與嚴謹。

活動總結報告對客戶與策劃公司而言都是十分重要的活動策劃工具。