在選定了活動地點，確定了宴會菜單，和活動會場方面、場記、照明師、音響師等商定了適用的房間布局以及各項工作的物流和時間安排之后，還需要再敲定布景和娛樂活動的方案，然后方可簽訂合同。如果布景工作精細繁復，則還需要考慮搬運安裝和拆卸設備的時間，必須了解各個環(huán)節(jié)的安排，并確保所有安排都井井有條，因為各個方面都都環(huán)環(huán)相扣，牽一發(fā)而動全身。如果布最工作和娛樂設備的安裝需要比較大的空間，別人先不要擺放餐桌。計劃周詳才可以避免無用功。

如果預先不進行周詳?shù)目紤]和計劃，那么失去的不僅僅是時間、精力和金錢，有時甚至令人失去耐心。

首先要考慮你想要營造什么樣的氛圍以及如何去營造這種氛圍，之后制訂出相應的物流方案。若想實現(xiàn)這一目標，都有哪些要求? 活動雖然各不相同，但是在一次活動中所學到的經(jīng)驗卻可以起到舉一反三的功效，你想要營造熱情的氣氛，還是某種截然不同的感受?

事例

在某個真實城堡的地牢里舉辦了一次捉鬼主題活動策劃。當客人在狹窄、潮濕的地道中艱難地前進時，迎接他們的是黑暗中搖曳的燭光、周圍傳來的陰森恐怖的聲音以及突如其來的閃光。忽然，客人又置身于洋溢著活潑氣氛的老式馬廄中�；顒硬邉潕熛Ｍ�聚會的開場能給人留下深刻的印象，而這一安排確實令所有人難忘。

如果在召開會議期間要舉辦一個主題活動，可以從客人離開會議室進入酒店房間時就開始烘托活動氛圍。如果是萬圣節(jié)的晚會活動，可以設計無數(shù)黑暗中閃光的手掘著活動的請柬遞送給客人； 如果是水族館豪華晚宴，可以在房間里，甚至是充水的浴缸里擺放充氣海豚，讓海豚拿著請柬；如果是一日輪滑課程，可以為每個房送去一只兒童輪滑鞋，鞋里裝著趣味糖果和一張請柬。(第二天，攜帶兒童的客人可以到服務臺用那只請柬輪滑鞋換到一雙尺碼合適的輪滑鞋。

剩余的輪滑鞋可以捐給慈善機構)

讓客人剛剛步人會場就感受到歡快的氣氛，從而自然而然產(chǎn)生出某種明盼。首先映人客人眼簾的是什么?是否吸引眼球?是否有人專門負責迎賓工作? 房間內的一切是否已經(jīng)準備就緒?還是準備工作尚未完成？某酒店舉行開業(yè)典禮，典禮的時間一拖再拖，而且更改時間的通知還是手寫的。按時到達的客人透過百葉窗看到了里面什么都沒有準備好，于是只好回去了。房間內的溫度如何一太高還是太低?隨著到場客人的增加，要對溫度進行調整。調低空調的溫度時，要多久房間的溫度才能降下來?餐飲是否齊備? 食品是否色香味俱全? 是否讓人產(chǎn)生食欲? 是否有足夠的服務人員? 某活動會場為了表現(xiàn)自己的能力，在一次活動中聘請了低于所需數(shù)量的廚師。結果，廚房的工作人員無比慌亂又錯誤百出。端上桌的河蚌還沒熟，兩殼還沒有張開。自助餐的食物過于復雜不便食用。取餐的客人排著長隊，其他食品準備得又不充足。另有一次游艇發(fā)布會，旨在展示游艇的新娛樂功能——博彩。游艇上準備了舞曲音樂帶。但是來參加活動的客人都是商界人士，第一次見面，彼此不熟悉，又沒有帶配偶，因

此沒人愿意跳舞。游艇上準備的博彩籌碼只夠每個人玩10分鐘左右，而游艇的行程要持續(xù)三個多小時，艇上又沒有其他的娛樂設施。游艇上的賭博只是為了娛樂，而不是為了贏錢或獎品，因此沒有準備更多的籌碼。有些客人意猶未盡，想繼續(xù)玩下去而不得。最后游艇上的食物也吃光了，更是讓原本就已尷尬的局面雪上加霜�；顒舆�邀請了電視臺來拍攝一些歡快、激動的場面，結果只能不了了之。

|小貼士

如果包租游艇，那么要制訂應急方案。某游艇就曾經(jīng)在中途出現(xiàn)故障，花了幾個小對的時間才修好。

將活動的所有環(huán)節(jié)從頭至尾考慮-遍。親臨現(xiàn)場去感受、去查看。你要將客人從步人會場到離開的整個活動過程在頭腦中考慮一遍。如何才能做到最好? 將合同中的所有內容細細梳理一遍，確保所有費用都列人預算。在看合同條款，是否符合了各項要求? 相關許可證是否全部辦妥? 要進行核查。如果條件允許，最好請人對合同和費用再次核查。所謂旁觀者清，別人可能會發(fā)現(xiàn)你忽略的問題。如果對費用和策劃進行了仔細的研究和改進，那么活動就可以有條不素、一帆風順。相反，如果倉促地簽訂了合同，那么在實際活動的費用和組織方面就一定存在著大的風險。