如會議需要較多車輛，而主辦者自身車輛不夠，則必須調(diào)用其他單位車輛或租用車輛。會議車輛的調(diào)用（租用）應(yīng)嚴格遵循必要和合理的原則。做到既保證會議用車，要符合節(jié)儉的原則。

②擬定會議用車紀律
大會主辦方也應(yīng)擬定會議用車紀律，對用車進行規(guī)范。大會用車或大會工作機構(gòu)車要提前預訂．并履行必要的審批手續(xù)。參加會議人員辦理與會議無關(guān)的公務(wù)和私事不提供車輛。與會議無關(guān)的參觀、游覽，其交通費由個人自理。

③合理調(diào)度會議用車
會議秘書部門要會同行政后勤部門安排好會議交通用車。要根據(jù)與會人員的身份、規(guī)模等確定交通用車。用車能固定的盡可能予以固定，如某一小組乘坐幾號大車，哪幾個人合用一輛小轎車等，防止差錯。這樣有利于乘車的有序和人員的安全。交通車輛的安排應(yīng)以節(jié)儉、方便為原則，既要保證會議用車需要，又要注意節(jié)約，還要保證行車安全。會議要印發(fā)車輛通行證，并應(yīng)指定專人負責會場周圍的交通指揮和管理工作，做到秩序井然。

④加強駕駛?cè)藛T管理
調(diào)度人員要把車輛調(diào)度一覽表發(fā)給每一位司機，并且調(diào)提前通知司機用車情況，特別是在原有的安排出現(xiàn)變化的時候。此外，還要合理安排司機的時間，以免疲勞駕駛，發(fā)生事故。

⑤意外事故的應(yīng)急處理
如果車輛在行駛過程中出現(xiàn)因車子拋錨等不能正常行駛的情況，應(yīng)有備用方案可以采用。除了制定車輛使用備用方案外，在會前應(yīng)急預案中應(yīng)涉及關(guān)于會議意外交通事故處理方面的內(nèi)容。一旦發(fā)生意外，會議工作人員和相關(guān)部門就應(yīng)啟動應(yīng)急機制，處理好危機。