如會(huì)議需要較多車輛，而主辦者自身車輛不夠，則必須調(diào)用其他單位車輛或租用車輛。會(huì)議車輛的調(diào)用（租用）應(yīng)嚴(yán)格遵循必要和合理的原則。做到既保證會(huì)議用車，要符合節(jié)儉的原則。

②擬定會(huì)議用車紀(jì)律
大會(huì)主辦方也應(yīng)擬定會(huì)議用車紀(jì)律，對(duì)用車進(jìn)行規(guī)范。大會(huì)用車或大會(huì)工作機(jī)構(gòu)車要提前預(yù)訂．并履行必要的審批手續(xù)。參加會(huì)議人員辦理與會(huì)議無(wú)關(guān)的公務(wù)和私事不提供車輛。與會(huì)議無(wú)關(guān)的參觀、游覽，其交通費(fèi)由個(gè)人自理。

③合理調(diào)度會(huì)議用車
會(huì)議秘書部門要會(huì)同行政后勤部門安排好會(huì)議交通用車。要根據(jù)與會(huì)人員的身份、規(guī)模等確定交通用車。用車能固定的盡可能予以固定，如某一小組乘坐幾號(hào)大車，哪幾個(gè)人合用一輛小轎車等，防止差錯(cuò)。這樣有利于乘車的有序和人員的安全。交通車輛的安排應(yīng)以節(jié)儉、方便為原則，既要保證會(huì)議用車需要，又要注意節(jié)約，還要保證行車安全。會(huì)議要印發(fā)車輛通行證，并應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)周圍的交通指揮和管理工作，做到秩序井然。

④加強(qiáng)駕駛?cè)藛T管理
調(diào)度人員要把車輛調(diào)度一覽表發(fā)給每一位司機(jī)，并且調(diào)提前通知司機(jī)用車情況，特別是在原有的安排出現(xiàn)變化的時(shí)候。此外，還要合理安排司機(jī)的時(shí)間，以免疲勞駕駛，發(fā)生事故。

⑤意外事故的應(yīng)急處理
如果車輛在行駛過(guò)程中出現(xiàn)因車子拋錨等不能正常行駛的情況，應(yīng)有備用方案可以采用。除了制定車輛使用備用方案外，在會(huì)前應(yīng)急預(yù)案中應(yīng)涉及關(guān)于會(huì)議意外交通事故處理方面的內(nèi)容。一旦發(fā)生意外，會(huì)議工作人員和相關(guān)部門就應(yīng)啟動(dòng)應(yīng)急機(jī)制，處理好危機(jī)。