會(huì)議資料的準(zhǔn)備有哪些步驟? ——鄭州鵬輝會(huì)務(wù)會(huì)展服務(wù)有限公司

發(fā)表于:2016/7/18 17:03:22來(lái)源:瀏覽

   1.制定現(xiàn)場(chǎng)會(huì)方案 大型的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)必須制定現(xiàn)場(chǎng)會(huì)方案。現(xiàn)場(chǎng)會(huì)方案包括組織機(jī)構(gòu)、會(huì)務(wù)準(zhǔn)備、會(huì)程安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等事項(xiàng)。制定現(xiàn)場(chǎng)會(huì)方案,一方面可以使現(xiàn)場(chǎng)會(huì)的準(zhǔn)備工作有領(lǐng)導(dǎo)、有組織、有計(jì)劃地進(jìn)行,是現(xiàn)場(chǎng)會(huì)成功召開(kāi)的保證;另一方面也是現(xiàn)場(chǎng)會(huì)經(jīng)費(fèi)使用的依據(jù)。


2.發(fā)出會(huì)議通知 行政工作會(huì)議的通知在會(huì)議召開(kāi)前一個(gè)工作日發(fā)出即可,因?yàn)槟鞘浅R?guī)的會(huì)議,大家心中基本清楚哪一天要開(kāi)這個(gè)會(huì)了。動(dòng)員會(huì)的通知提前一兩個(gè)工作日發(fā)出亦可,如果邀請(qǐng)了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),則需再提前一點(diǎn),因?yàn)橐话愕膭?dòng)員會(huì)與會(huì)人員多為本單位人員,F(xiàn)場(chǎng)會(huì)的會(huì)議通知?jiǎng)t應(yīng)根據(jù)舉辦單位、涉及范圍、緊急程度來(lái)確定。如本單位內(nèi)部的現(xiàn)場(chǎng)會(huì),或者是緊急現(xiàn)場(chǎng)會(huì),臨時(shí)通知問(wèn)題也不大;如舉辦單位的級(jí)別較高,涉及同一系統(tǒng)的不同單位,則要給予與會(huì)人員充分的時(shí)間做好工作安排,會(huì)議通知至少提前一周發(fā)出,F(xiàn)場(chǎng)會(huì)會(huì)議通知除了明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)外,一般還會(huì)告知會(huì)議的大致議程。


3.制定會(huì)議議程 現(xiàn)場(chǎng)會(huì)一般包括兩大方面的內(nèi)容:現(xiàn)場(chǎng)參觀、會(huì)議。有的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)先參觀后開(kāi)會(huì),也有的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)先開(kāi)會(huì)后參觀。
如果是先參觀后開(kāi)會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)會(huì),會(huì)議的程序如下:
(1)主持人宣布會(huì)議開(kāi)始;
(2)有關(guān)人員做經(jīng)驗(yàn)介紹; 
(3)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專家對(duì)參觀內(nèi)容進(jìn)行點(diǎn)評(píng); 
(4)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出工作要求。 
如果是先開(kāi)會(huì)后參觀的現(xiàn)場(chǎng)會(huì),會(huì)議程序如下: 
(1)主持人宣布會(huì)議開(kāi)始; 
(2)有關(guān)人員做經(jīng)驗(yàn)介紹; 
(3)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提工作要求。


4.安排參觀線路、準(zhǔn)備參觀講解詞 參觀是現(xiàn)場(chǎng)會(huì)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。參觀路線怎么安排、對(duì)參觀現(xiàn)場(chǎng)講解得如何,直接影響到參觀的效果,重視線路安排和講解詞的寫作等準(zhǔn)備工作。講解應(yīng)抓住重點(diǎn),突出重點(diǎn)。如果面面俱到,眉毛胡子一把抓,就會(huì)影響聽(tīng)眾對(duì)主要信息的接受,影響講解的效果。


5.寫出領(lǐng)導(dǎo)講話稿 領(lǐng)導(dǎo)講話稿應(yīng)圍繞現(xiàn)場(chǎng)會(huì)召開(kāi)的目的、針對(duì)典型進(jìn)行寫作,一方面對(duì)典型進(jìn)行分析,另一方面對(duì)相關(guān)工作提出要求。

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